Panduan SIPM

Mulai Cepat

Jika ini pertama kali Anda memakai SIPM, mulai dari empat bagian ini. Urutannya sudah dibuat sesederhana mungkin agar Anda cepat paham.

1

Pahami Role Anda

Cari tahu apakah Anda LPMI, Unit Pengelola, atau Auditor. Menu dan tugas Anda berbeda.

2

Lihat Alur Kerja

Pelajari urutan kerja dari master data, standar, target, capaian, sampai audit.

3

Pelajari Modul

Setiap modul dijelaskan dengan bahasa sederhana: apa yang diisi, apa hasilnya.

4

Atasi Masalah

Gunakan panduan troubleshooting saat login gagal, data tidak muncul, atau upload bermasalah.

Role Pengguna

SIPM memiliki tiga jenis pengguna. Pilih penjelasan yang paling sesuai dengan pekerjaan Anda.

Role 1

LPMI

Berperan sebagai pengelola utama. LPMI menyiapkan master data, user, mapping kriteria, audit, dan jadwal audit.

Master Data Audit Jadwal Audit

Role 2

Unit Pengelola

Berperan mengisi data mutu pada unit masing-masing, mulai dari standar dan indikator sampai target dan capaian.

Standar Indikator Target Capaian

Role 3

Auditor

Berperan memeriksa data capaian dan evidensi pada unit yang sudah dimapping ke akun auditor tersebut.

Review Data Isi Audit Lihat Evidensi

Tips Sebelum Mulai

Kalau bingung harus mulai dari mana, gunakan aturan sederhana ini.

LPMI mulai dari master data.
Unit Pengelola mulai dari standar dan indikator.
Auditor mulai dari menu audit dan pilih unit yang menjadi tanggung jawab.

Urutan paling aman

Pastikan role login sudah benar.
Cek unit atau tahun yang sedang dipilih.
Simpan data sedikit demi sedikit, jangan menunggu semua selesai.
Setelah menyimpan, buka lagi untuk memastikan data benar-benar masuk.

Alur Kerja SIPM

Ini adalah alur besar penggunaan SIPM dari awal sampai akhir. Anda tidak harus menghafal semuanya, cukup pahami urutannya.

1

Setup Awal oleh LPMI

LPMI menyiapkan kriteria, mapping kriteria, unit pengelola, user unit, dan user auditor.

2

Unit Menyusun Standar

Setiap unit mulai mengisi standar sesuai ruang lingkupnya masing-masing.

3

Unit Menyusun Indikator

Indikator dibuat untuk mengukur ketercapaian standar yang sudah disusun.

4

Isi Target Tahunan

Unit menentukan target untuk tiap indikator pada tahun tertentu.

5

Isi Capaian dan Evidensi

Unit mengisi realisasi capaian dan mengunggah dokumen pendukung.

6

Audit dan Tindak Lanjut

LPMI atau auditor memeriksa data, memberi hasil audit, lalu unit menindaklanjuti.

Panduan Modul dan Fitur

Pilih role Anda untuk menampilkan modul yang paling relevan. Anda juga bisa memakai kotak pencarian untuk mencari kata seperti “audit”, “target”, “password”, atau “upload”.

Modul Dasar

Login

Input: role, username, password.
Output: masuk ke dashboard sesuai role.
Cara pakai: pilih role yang benar lebih dulu, lalu isi username dan password.

LPMI

Kriteria

Fungsi: membuat jenis kriteria dan daftar kriteria.
Input: nama jenis, urutan, nama kriteria.
Output: struktur kriteria yang dipakai sebagai dasar penyusunan mutu.

LPMI

Mapping Kriteria

Fungsi: menghubungkan unit pengelola dengan jenis kriteria tertentu.
Output: unit hanya bekerja dengan kriteria yang relevan.

LPMI

Unit Pengelola dan User Unit

Fungsi: membuat unit dan akun user per unit.
Input: kode unit, nama unit, username, password, status aktif.
Output: unit dan akun siap dipakai.

LPMI

User Auditor

Fungsi: membuat akun auditor dan menentukan unit mana yang boleh diaudit.
Output: auditor hanya melihat unit yang dipetakan ke akunnya.

Modul Inti

Standar

Input: nomor urut, kriteria, isi standar, keterangan.
Output: daftar standar per unit.
Catatan: auditor dan LPMI dapat melihat, Unit Pengelola yang mengisi.

Modul Inti

Indikator Kinerja

Input: standar, nomor urut, indikator, satuan, sub-kriteria, IKU/IKT, kebijakan, keterangan.
Output: indikator untuk mengukur standar.

Unit Pengelola

Target Kinerja

Input: nilai target per indikator dan tahun.
Output: target tahunan tersimpan dan siap dipakai sebagai pembanding capaian.

Unit Pengelola

Capaian Kinerja

Input: capaian, kesesuaian, akar masalah, tindak lanjut, faktor pendorong, dokumen, URL, keterangan.
Output: data capaian dan evidensi audit tersimpan.

Audit

Input: unit, tahun, kesesuaian capaian, status, rekomendasi, skor, bobot.
Output: hasil audit per indikator dan pembaruan status audit pada capaian.

LPMI

Jadwal Audit

Input: judul, unit, tahun, tanggal audit, auditor 1-3, catatan, dokumen.
Output: jadwal audit yang bisa diaktifkan atau dinonaktifkan.

Akun

Ganti Password

Fungsi: mengubah password akun sendiri.
Jika lupa password: minta admin/LPMI melakukan reset password.

Langkah Sesuai Role

Bagian ini membantu Anda memahami apa yang harus dilakukan sehari-hari sesuai peran Anda.

L

Jika Anda LPMI

Pastikan master data sudah lengkap.
Cek unit pengelola dan user-nya.
Cek mapping auditor dan mapping kriteria.
Lakukan audit saat data capaian sudah terisi.
Siapkan jadwal audit untuk periode berikutnya.

U

Jika Anda Unit Pengelola

Lengkapi standar dan indikator lebih dulu.
Isi target sesuai tahun berjalan.
Isi capaian dengan data yang nyata.
Unggah evidensi yang jelas dan relevan.
Cek hasil audit dan tindak lanjuti rekomendasi.

A

Jika Anda Auditor

Pilih unit yang memang dimapping ke akun Anda.
Lihat indikator, target, dan capaian unit tersebut.
Buka dokumen evidensi jika tersedia.
Isi hasil audit dengan teliti.
Simpan audit per indikator sampai selesai.

Troubleshooting

Jika Anda menemui masalah, cari gejala yang paling mirip di bawah ini. Penjelasan dibuat sesingkat mungkin agar cepat dipakai.

Tidak Bisa Login

Periksa tiga hal: role yang dipilih, username, dan password. Pastikan Anda memilih role yang benar sebelum menekan tombol masuk.

Pilih role yang sesuai: LPMI, Unit Pengelola, atau Auditor.
Coba ulang password dengan teliti.
Jika lupa, minta reset password ke admin/LPMI.

Menu Tidak Lengkap

Biasanya terjadi karena hak akses role berbeda, atau mapping user belum lengkap.

Pastikan Anda login dengan role yang benar.
Untuk auditor, pastikan akun sudah dimapping ke unit.
Untuk user unit, pastikan akun sudah terhubung ke unit pengelola.

Data Tidak Muncul

Sering disebabkan oleh filter unit atau tahun yang tidak sesuai.

Cek tahun yang sedang dipilih.
Cek unit yang sedang dipilih.
Pastikan data memang sudah disimpan sebelumnya.

Upload Dokumen Gagal

Masalah umum adalah ukuran file terlalu besar atau format file tidak didukung.

Gunakan format: PDF, XLSX, DOCX, PNG, JPG, atau JPEG.
Kecilkan ukuran file jika terlalu besar.
Ulangi upload setelah koneksi stabil.

Jadwal Audit Tidak Tampil

Biasanya karena belum ada jadwal aktif untuk unit tersebut.

Pastikan jadwal audit sudah dibuat.
Pastikan status jadwal aktif.
Pastikan jadwal menggunakan unit yang benar.

Hasil Audit Tidak Terlihat

Periksa apakah audit sudah disimpan pada tahun dan unit yang benar.

Cek tahun audit.
Cek unit yang diaudit.
Buka ulang modul audit dan pastikan data sudah tersimpan.

Jika Masalah Belum Teratasi

Saat melapor ke admin atau developer, sertakan informasi berikut agar masalah cepat ditangani:

Username yang dipakai
Role yang dipilih saat login
Menu yang dibuka
Waktu kejadian
Langkah yang dilakukan sebelum error
Screenshot pesan error jika ada

Pertanyaan Umum

Saya harus mulai dari menu apa?

Jika Anda LPMI, mulai dari master data. Jika Anda Unit Pengelola, mulai dari Standar lalu Indikator Kinerja. Jika Anda Auditor, mulai dari menu Audit.

Kapan target diisi dan kapan capaian diisi?

Target diisi lebih dulu sebagai rencana atau sasaran per tahun. Capaian diisi setelah ada realisasi atau hasil yang dapat dicatat dan dibuktikan dengan dokumen.

Apakah semua user bisa melihat semua unit?

Tidak. LPMI dapat melihat lebih luas. Unit Pengelola hanya melihat unitnya sendiri. Auditor hanya melihat unit yang dimapping ke akun auditor tersebut.

Kalau lupa password harus bagaimana?

Hubungi admin atau LPMI untuk melakukan reset password. Setelah berhasil masuk kembali, segera ubah password melalui menu Ganti Password.